Как использовать задачи в Outlook 2016

Для начала откройте панель <Задачи>, кликнув на соответствующую пиктограмму в меню почтового клиента. В списке <Мои задачи> отдельно будут сортироваться <Список дел> и локальные <Задачи>.

<Список дел> содержит не только список ваших задач, но также и события, которые вы отметили как <К исполнению>. <Задачи> - это те задания, которые вы создали в секции <Задач>, в том числе и во вкладках с письмами или календарем.

Создание новых задач

Есть несколько способов для создания задач, а каждой задаче вы можете добавить максимум дополнительных деталей, или можете вообще их не трогать, задав только название.

Самый простой способ создать новую задачу, это находясь в панели задач в области <Задачи> кликнуть мышь на надпись <Щелчок добавит элемент (Задача)>. Просто введите название для нового элемента, и он будет создан. Далее вы можете создавать другие новые задачи. В качестве тренировки создайте шесть разных задач при помощи данного инструмента.

Примечание: Если у вас отображается список задач на вкладках <Почта> и <Календарь>, то там также можно быстро создать новый элемент, просто заполнив поле <Введите новую задачу> и нажав клавишу Enter. Если список задач у вас не отображается, его можно добавить через ленточное меню <Вид> - <Макет> - <Список дел> - <Задачи>.

Чтобы пометить задачу выполненной достаточно кликнуть на красный флажок напротив ее названия. Аналогично можно кликнуть не на флажок, а на пустой чекбокс, где после этого появится галочка, а название самой задачи станет перечеркнутым.

Сделать это, опять же, можно как на вкладке <Задачи>, так и на других. С той разницей, что на вкладке <Задачи> вы продолжите видеть завершенное задание, напротив которого появится галочка, тогда как в <Почте> и <Календарь> такое задание пропадет из списка.

Изменение статуса задачи

Чтобы внести изменения и дополнения к любой задаче, просто кликните на нее дважды. У вас откроется новое окно, в котором будет отображена вся информация о задаче - вы можете ее добавлять, изменять, удалять. Например, добавьте описание вашему заданию, конкретизировав какой именно результат должен получиться на выходе. После этого нажмите кнопку <Сохранить и закрыть>.

Это же окно вы увидите если будете создавать задачу не так, как это было описано выше, а по нажатию на кнопку <Создать задачу> в ленточном меню (раздел <Главная>). Это удобно, если помимо названия вы сразу знаете сроки исполнения, хотите использовать различные статусы и категории, приоритет и напоминания.

Для начала в поле <Тема> введите название для новой задачи. Используя календарь, вы можете задать дату начала и дату выполнения задачи (или использовать только один из этих элементов). Пункт <Состояние> позволяет выбрать из выпадающего списка одно из пяти значений для статуса, например, <Выполняется> или <Завершена>. <Важность> бывает трех типов, а <% завершения> позволяет контролировать процесс выполнения.

Проставив галочку в чекбоксе <Напоминание>, выберите конкретную дату, когда оно должно прозвучать, выберете время. Также при необходимости можно выбрать вручную звуковой сигнал, кликнув на пиктограмму с громкоговорителем.

Нижняя область предназначена для текстового описания. Просто кликните на ней один раз и начните печатать. Сюда можно поместить любую информацию, имеющую отношение к задаче.

Если в ленточном меню в графе <Задача> нажать на пиктограмму <Подробно>, то можно также задать ориентировочное количество часов на исполнение задачи и количество затраченных часов. Здесь же можно указать информацию о расходах на выполнение и название Организации, с которой вы имеете дело. Для перехода в предыдущий раздел с описанием и напоминанием в том же ленточном меню кликните на пиктограмму <Задача>, расположенную рядом с <Подробно>.

Назначение задачи другому человеку

Если вы хотите назначить ту или иную задачу для выполнения другим пользователем, просто откройте ее двойным нажатием мыши и в появившемся окне в ленточном меню в графе <Задача> выберите пиктограмму <Назначить задачу>.

У вас появится форма, напоминающая электронное письмо. В графе <От> из выпадающего списка можно выбрать электронной ящик, с которого вы будете отправлять задачу (если у вас настроено больше одного почтового адреса). В поле <Кому> необходимо указать ответственного за работу над заданием (само собой, он также должен пользоваться программой Outlook). Далее по необходимости вы можете использовать любые дополнительные элементы - дата начала и выполнения, состояние, важность, описание.

Убедитесь, что проставлены галочки в чекбоксах <Держать обновленную копию этой задачи в списке задач> и <Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи>. Так вы всегда будете в курсе происходящего, если пользователь по ходу работы меняет статус - состояние и процент завершения.

По заполнению всех необходимых данных нажмите кнопку <Отправить>. Если у вас ранее были установлены персональные напоминания для этой задачи, то Outlook 2016 оповестит вас, что вы более не являетесь ответственным за задачу и ранее установленное напоминание отключено. Нажмите <Ок> - сообщение будет отправлено.

Когда вы назначаете задачи кому-то друг?ому, иконка с человечком автоматически появится рядом с обычным значком задачи.

Использование категорий

Для каждой задачи вы можете использовать категории. Причем у одной задачи может быть назначено несколько категорий. Для добавления категории нажимаем на задачу двойным щелчком мыши и из ленточного меню в графе <Задача> нажимаем кнопку <Выбрать категорию> - <Все категории>.

По умолчанию категории названы по цвету, которым они помечены. Выбрав категорию нажмите на кнопку <Переименовать> и назовите ее по своему усмотрению. Также для удобства можно выбрать для категории сочетание клавиш, используя выпадающий список. Таким образом в дальнейшем можно будет назначать задачам категории не открывая их, а просто выделяя их в общем списке и нажимая сочетание клавиш, заданное ранее.

Выбрав категорию, жмем Ок. У задачи должна появиться цветная полоса, на которой будет указано имя (или имена) выбранных категорий. Соответствующее обозначение будет отображаться и в списках задач.

Просмотр текущих задач

Вы можете просматривать ваши задачи, используя различные инструменты. В ленточном меню выберите пункт <Вид> и нажмите кнопку <Изменить представление> - у вас появятся варианты отображения ваших списков.

Как правило, по умолчанию выбран <Простой список>, где отображаются все задания с различной важностью, на любую дату, в том числе уже выполненные. Когда же у вас количество задач идет не на один десяток, то сделать удобную выборку бывает крайне полезно.

При этом делая выборку, скажем, по задачам на текущий день, то есть выбрав из списка <Изменить представление> значение <Сегодня>, при необходимости вы всё также можете иметь под рукой общий список задач. Для этого наведите курсор на иконку <Задачи> в панели навигации и во всплывающем окне на кнопку в правом верхнем углу - <Закрепить выноску обзора>. По ее нажатии у вас добавится панель со списком всех задач, где при необходимости можно быстро создавать новую задачу (аналогичная панель может отображаться в разделах <Почта> и <Календарь>, о чем уже говорилось выше).